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· Implantación de Herramientas

La herramienta correcta. Configurada para
tu empresa. Usada por tu equipo.

Para empresas que necesitan implantar un CRM, ERP o herramienta de gestión — y que han visto antes cómo una implantación mal ejecutada termina en una herramienta que nadie usa y unas licencias que nadie justifica.

+85% adopción del equipo
en las primeras 4 semanas
100% de implantaciones
sin abandono post go-live
4–12 sem. de análisis
a go-live
Por qué fracasan las implantaciones

“Compramos el software pero el equipo sigue en Excel”

La implantación técnica se completó, pero el equipo no adoptó la herramienta. La empresa paga licencias de un sistema que convive con las hojas de cálculo de antes — en el mejor de los casos.

“La configuró el proveedor y no encaja con nuestra forma de trabajar”

El proveedor implementó la herramienta según sus mejores prácticas estándar, no según los procesos reales de la empresa. El resultado es una herramienta que funciona pero que el equipo siente como ajena.

“La formación fue un tour de funciones, no de casos reales”

El equipo sabe que la herramienta “puede hacer cosas”, pero no exactamente cómo hacer las suyas. El primer problema real que aparece en el trabajo del día a día no tiene respuesta entrenada.

“La tasa de abandono de una implantación no la decide la herramienta. La decide si la configuración encaja con el proceso real y si la formación se hizo con los casos de uso del equipo.”

Herramientas que implantamos
CRM
  • HubSpot
  • Salesforce
  • Pipedrive
  • Zoho CRM
ERP
  • SAP Business One
  • Odoo
  • Microsoft Dynamics
  • Sage
Gestión de proyectos
  • Jira
  • Monday.com
  • Asana
  • Notion
Colaboración
  • Microsoft 365
  • Google Workspace
  • Slack
  • Teams

Gestionamos la implantación de extremo a extremo: configuración adaptada a tus procesos, migración de datos, formación por rol con casos reales de uso y acompañamiento post go-live hasta que el equipo opera con autonomía.

Entregables del proyecto

  • Asesoramiento en selección de herramienta (si está pendiente de decisión)
  • Diseño de la configuración adaptada a los procesos de la empresa
  • Migración de datos desde sistemas actuales (limpieza + mapeo + validación)
  • Formación por rol con escenarios del día a día de cada perfil
  • Guías rápidas de uso por perfil (formato accesible, no manual técnico)
  • Acompañamiento post go-live durante 4 semanas

Configuración que respeta tus procesos

No adaptamos la empresa a la herramienta: configuramos la herramienta para los procesos de la empresa. Si los procesos necesitan mejora antes de digitalizarlos, lo hacemos primero. Digitalizar un proceso ineficiente solo lo perpetúa.

Formación con casos de uso reales

Formamos con los escenarios reales de cada rol: cómo registra una oportunidad el comercial, cómo gestiona una factura el de administración, cómo hace seguimiento el director. Sin teoría genérica que nadie aplica el día siguiente.

Acompañamiento hasta la autonomía

Las primeras 4 semanas post go-live son las más críticas para la adopción. Estamos disponibles para resolver dudas en tiempo real, ajustar configuraciones y prevenir el regreso a los viejos hábitos.

Cómo implantamos
FASE 01 · Semana 1

Análisis de requerimientos

Revisión de procesos actuales, definición de requerimientos por área y rol, validación del fit de la herramienta con las necesidades reales.

↳ Requerimientos documentados por área
FASE 02 · Semanas 2–5

Diseño y configuración

Configuración de la herramienta con los flujos, campos, permisos y automatizaciones nativas adaptadas a los procesos de la empresa.

↳ Herramienta configurada en entorno de prueba
FASE 03 · Semanas 5–6

Migración de datos

Limpieza, mapeo y migración de datos desde los sistemas actuales. Validación de integridad antes del go-live.

↳ Datos migrados y validados
FASE 04 · Semana 6–8

Formación por rol

Formación con los casos de uso reales de cada perfil. Manual rápido individual. Cada persona sabe exactamente qué hacer en su trabajo con la nueva herramienta.

↳ Equipo formado y documentado
FASE 05 · Semanas 8–12

Go-live y acompañamiento

Puesta en producción supervisada, resolución de incidencias, ajustes de configuración post-go-live y seguimiento de indicadores de adopción.

↳ Herramienta en producción con adopción verificada
Resultados
100% de implantaciones sin abandono post go-live
+85% adopción del equipo en las primeras 4 semanas
8 sem. tiempo medio de go-live para CRM e implantaciones medianas
Empresa del sector comercial · 50 personas

“Habíamos intentado implantar HubSpot dos veces por nuestra cuenta y había fracasado las dos. Con Vigentia no solo configuraron la herramienta: rediseñaron primero nuestro proceso de ventas para que tuviera sentido digitalizarlo. A las 3 semanas, el 90% del equipo comercial lo usaba sin que nadie se lo recordara.”

Go-live en 9 semanas · Pipeline visible por primera vez en la historia de la empresa
Directora Comercial · Empresa del sector comercial
Preguntas frecuentes
¿Vigentia recomienda herramientas o solo implementa las que elegimos?
Hacemos ambas cosas. Si ya tienes decidida la herramienta, la implantamos. Si todavía estás evaluando opciones, te ayudamos a elegir: analizamos los requerimientos reales de cada área, evaluamos las opciones del mercado que encajan con tu stack actual y presupuesto, y recomendamos con criterio — no en función de qué herramienta tiene el programa de partners más atractivo. El asesoramiento de selección es parte del proceso de implantación, no un paso previo con coste separado.
¿Qué pasa si tenemos datos en varios sistemas y formatos distintos?
Es la situación más habitual: datos en Excel, en el sistema anterior, en emails y en la cabeza de las personas. La migración de datos incluye tres fases: limpieza (eliminar duplicados, corregir inconsistencias, completar campos vacíos), mapeo (definir cómo cada campo del origen corresponde al campo del destino) y validación (verificar que los datos migrados son correctos e íntegros). El proceso de limpieza suele descubrir problemas de calidad de datos que la empresa desconocía — y que es mejor resolver antes de migrar que después.
¿Cómo gestionáis la resistencia del equipo a cambiar de herramienta?
La resistencia al cambio es el riesgo más previsible de cualquier implantación, y la raíz suele ser la misma: el equipo no entiende por qué la nueva herramienta es mejor para ellos — no para la empresa, para ellos. Abordamos esto desde el inicio: involucramos a representantes del equipo en el diseño de la configuración, hacemos la formación con sus propios casos de uso y mostramos concretamente cómo la nueva herramienta elimina fricciones de su trabajo diario. El acompañamiento post go-live permite detectar y resolver resistencias puntuales antes de que se conviertan en abandono.
¿El precio incluye las licencias del software?
No. El precio del proyecto cubre el servicio de implantación (análisis, configuración, migración, formación y acompañamiento). Las licencias del software se contratan directamente con el proveedor de la herramienta. Te orientamos sobre la estructura de licencias más adecuada para el número de usuarios y las funcionalidades reales que tu empresa va a utilizar, evitando pagar por funciones que no necesitas.
¿Qué soporte ofrecéis después del go-live?
Las 4 semanas post go-live incluyen soporte reactivo (respuesta a dudas del equipo en menos de 4 horas), ajustes de configuración derivados del uso real y seguimiento de indicadores de adopción. Pasado ese período, ofrecemos contratos de soporte mensual para mantenimiento preventivo, formación de nuevas incorporaciones y ajustes de configuración por cambios en los procesos de negocio.

Una herramienta que tu equipo usa
vale infinitamente más que una que no.

Cuéntanos qué herramienta necesitas implantar y qué ha fallado en el pasado. En 48 horas te decimos cómo lo haríamos diferente.

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