Conoce el estado real de tu sistema de gestión.
Antes de que lo haga el auditor externo.

Todas las normas ISO de sistemas de gestión exigen que se realice al menos una auditoría interna completa por ciclo de certificación, que normalmente es de tres años. Sin embargo, la práctica recomendada — y la que exigen los organismos certificadores más rigurosos — es realizar una auditoría interna anual, de forma que el sistema se revise al completo en cada ciclo antes de cada auditoría de seguimiento o recertificación. Para sistemas de gestión en los que hay cambios significativos de alcance o actividades, puede ser necesaria una frecuencia mayor.

Sí. La auditoría interna puede organizarse por procesos, áreas o cláusulas de la norma a lo largo del año, cubriendo el sistema completo al final del ciclo. Esta modalidad es habitual en organizaciones con muchos procesos o varios centros de trabajo. El requisito normativo es que el programa de auditoría cubra la totalidad del sistema en el período definido — no que cada auditoría individual lo cubra todo. Diseñamos el programa de auditoría que mejor se adapte al tamaño y complejidad de tu sistema.

Una no conformidad mayor es un fallo sistemático o la ausencia total de un requisito de la norma — por ejemplo, no tener un proceso de revisión por la dirección documentado, o no realizar la evaluación de riesgos. Una no conformidad menor es un fallo puntual o una desviación aislada dentro de un proceso que en general funciona. En una auditoría externa, una NC mayor puede bloquear la certificación o recertificación. Una NC menor no bloquea, pero genera un plan de acciones correctivas con plazo verificado. Las observaciones, en cambio, son oportunidades de mejora sin riesgo directo para la certificación.

Cuando Vigentia ha participado en el diseño e implantación del sistema, la auditoría interna la realiza un equipo diferente al que trabajó en la implantación — sin excepciones. La independencia del auditor es un requisito de todas las normas ISO de gestión (cláusula de auditoría interna exige auditores “objetivos e imparciales”). En esos casos, el programa de auditoría se diseña con separación explícita de equipos y se documenta la independencia en el informe para que el auditor externo pueda verificarla.

Lo óptimo es realizar la auditoría interna entre 6 y 10 semanas antes de la auditoría externa. Ese margen deja tiempo suficiente para implementar las acciones correctivas necesarias y que dejen evidencia objetiva verificable por el auditor externo. Si se hace demasiado tarde (menos de 4 semanas antes), hay riesgo de que no quede tiempo para cerrar las no conformidades de forma demostrable. Si se hace demasiado pronto (más de 4 meses antes), hay riesgo de que el sistema haya cambiado o de que los hallazgos ya no reflejen el estado real en el momento de la auditoría externa.